Diagnóstico: medir antes de rediseñar
El programa de entrada calcula un tablero mínimo, ordena tres a cinco problemas y deja las definiciones escritas. Abajo hay una autoevaluación para preparar esa conversación.
Definición
Qué es un diagnóstico de gestión en este método
El diagnóstico es la segunda fase del método y, a la vez, un programa que se puede contratar solo. Reúne la carpeta de partida, calcula los indicadores del tablero mínimo y produce un informe. Ese informe no recomienda todavía una lista nueva de precios ni un software. Recomienda qué tensión atacar primero y con qué recorte. Quien dirige la empresa sale con números repetibles y con una prioridad, no con una lista larga de intenciones.
La autoevaluación de esta página no reemplaza ese informe. Sirve para ver, en media hora, cuántas definiciones faltan. Cada ítem se responde con sí, parcial o no. Un “parcial” cuenta como hueco: significa que el número existe en una cabeza o en una planilla que nadie más puede abrir. El resultado se lee como preparación, no como puntaje público ni como promesa de resultado.
Autoevaluación
Lista de control para preparar la primera conversación
Marque cada fila según el estado actual. La lectura orientativa está en la sección siguiente. No envía datos: es una guía de escritorio.
| Pregunta | Sí | Parcial | No |
|---|---|---|---|
| Las ventas se pueden abrir por producto, servicio o familia, no solo por total mensual. | |||
| Están separados los costos que varían con cada venta de los costos de estructura. | |||
| Se conoce el punto de equilibrio del mes en pesos o en unidades. | |||
| Se pueden estimar días de cobro, de stock y de pago con la misma regla. | |||
| Hay un responsable escrito para cada tarea crítica del día a día. | |||
| Existe una reunión periódica que revisa números, no solo relatos de la semana. | |||
| Dos personas de la empresa calcularían el mismo margen con la misma fórmula. | |||
| Se registra el costo de captar un cliente nuevo en el período. |
Lectura
Cómo interpretar el control, sin convertirlos en un ranking
Seis o más respuestas “no” indican que el primer trabajo es relevar y definir. Contratar un tablero o un rediseño de listas en ese estado produce documentos que se abandonan. Cuatro o cinco “parcial” indican que hay material y que el diagnóstico puede avanzar rápido si se nombra un responsable de la carpeta. Mayoría de “sí” indica que el programa útil puede ser caja, precios o procesos, según la tensión de las próximas semanas.
Estos umbrales son una guía de conversación. No son un índice publicado ni una escala de madurez comercial. Dos empresas con el mismo conteo pueden necesitar recortes distintos: una tiene stock y la otra vende horas. Por eso la primera reunión de 45 minutos recorre las filas en voz alta y descarta las que no aplican al rubro.
Entregable
Qué se lleva la empresa al cerrar el diagnóstico
El informe tiene tres partes fijas. La primera es la hoja de definiciones: nombre, fórmula, unidad, fuente y frecuencia de cada indicador. La segunda es la lectura de resultados, con el contraste entre el número y la operación. La tercera es el ranking de tres a cinco cuellos de botella, con una nota de influencia y de esfuerzo. Si corresponde, se agrega la recomendación del siguiente programa y lo que ese programa va a pedir de datos.
No se entrega una presentación de motivación ni una galería de casos. No se incluyen nombres de otras empresas ni porcentajes de mejora. El valor del documento está en que la empresa pueda recalcular cada fila el mes siguiente. Si ese recálculo no es posible, el diagnóstico no se da por cerrado.
| Pieza | Qué se hace | Entregable | Frecuencia de uso posterior |
|---|---|---|---|
| Definiciones | Fijar fórmula y fuente de cada indicador | Hoja de definiciones | Cada vez que se actualiza el tablero |
| Cálculo | Aplicar la fórmula a la carpeta de partida | Tablero mínimo de la muestra | Mensual o semanal |
| Contraste | Explicar el número con una transacción real | Notas de lectura | En la reunión de cierre |
| Prioridad | Ordenar 3 a 5 problemas | Ranking de cuellos de botella | Al elegir el siguiente programa |
Datos
Qué hay que reunir, incluso si el archivo está incompleto
La carpeta mínima pide ventas del último trimestre, un listado de costos o de pagos, plazos de cobro observables y un mapa de tareas en una página. Si alguna serie falta, se construye una muestra de cuatro semanas. Esa muestra se etiqueta como tal en el informe. No se completa el año con una proyección presentada como historia.
Los archivos pueden ser planillas, exportaciones o fotografías legibles de un talonario. El formato importa menos que la posibilidad de volver a abrirlos. Un dato que solo se dictó en una llamada no entra al cálculo hasta que queda escrito en la carpeta compartida.
Siguiente paso
De la autoevaluación a la carta de alcance
- Completar el control de esta página y anotar las filas en “no” o “parcial”.
- Pedir la conversación de 45 minutos desde Contacto, con el tema “Programa de diagnóstico”.
- Enviar, si ya existen, un mes de ventas y un listado de costos o pagos.
- Recibir la carta de alcance con entregables, ritmo y lo que queda afuera.
- Iniciar el relevamiento en la fecha acordada, con un responsable interno nombrado.
Si después del control queda claro que el problema es solo caja o solo listas, se puede pedir de entrada ese programa. En la conversación se confirma si hace falta un diagnóstico previo. Forzar un recorte estrecho sin definiciones alarga el trabajo en lugar de acortarlo.
El diagnóstico termina cuando la empresa puede repetir cada cifra. Ese es el único criterio de cierre que usa el método.